Unternehmen
aufstrebendes biopharmazeutisches Unternehmen, welches sich auf neuartige Behandlungen von seltenen humangenetischen Erkrankungen spezialisiert hat
Beginn
September 2022 wäre ideal
Zur Betreuung von
organisatorischer Support für Führungskräfte in der DACH-Region
Berufserfahrung
2-3 Jahre in einer Assistenzfunktion in einem internationalen Umfeld
Ihre Aufgaben
Wir besetzen diese Position befristet für 2 Jahre aufgrund Elternzeitvertretung
- Sie verantworten das Office Management am Standort München und stellen einen reibungslosen Ablauf aller Unterstützungsprozesse sicher wie z.B. IT und technische Ausstattung der Mitarbeiter, Fuhrparkmanagement, Datenschutz und sind erste Kontaktperson für eingehende Anrufe und E-Mails
- Sie unterstützen die Geschäftsleitung im administrativen Tagesgeschäft, bei der Reiseplanung, bei der Budgetüberwachung sowie beim On- und Offboarding von Mitarbeitern
- Sie organisieren Meetings, koordinieren Konferenzteilnahmen inklusive der dazugehörigen Administration, wie z.B. Reiseorganisation, Vertragsmanagement.
- Sie koordinieren Aktivitäten im Vertragsmanagement, überwachen interne Genehmigungsprozesse und sind Schnittstelle zur Rechtsabteilung
- Sie arbeiten in verschiedenen Projekten mit, übernehmen Sonderaufgaben (z.B. Vorbereitung von Präsentationen) und koordinieren Abstimmungsprozesse mit den Marketingagenturen
- Sie unterstützen nicht nur die Führungskräfte bei ihrer täglichen Arbeit, sondern behalten den Überblick und managen die Schnittstellen zwischen allen Beteiligten
Das sind Sie
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftlich orientiertes Studium und mind. 3 Jahre Berufserfahrung in einem international geprägten Umfeld, idealerweise in der Pharma-Branche
- Sie bringen erste Erfahrung mim Office Management mit und haben generell großen Spaß an der Organisation und Management von Prozessen und Schnittstellen
- Sie sind ein Planungs- und Organisationstalent; auch in stressigen Situationen bleiben Sie freundlich und können Prioritäten setzen
- Sie haben profunde MS Office (Outlook, Word) und exzellente Excel-Kenntnisse
- Sie beherrschen Deutsch verhandlungssicher und Englisch fließend sowohl mündlich als auch schriftlich
- Sie sind engagiert, flexibel und bringen ausgeprägten Pioniergeist und starke Hands-on Mentalität mit
Ihre Benefits
Breites Spektrum an Aufgaben und Projekten
Hohe Sichtbarkeit durch klare Verantwortlichkeiten und kleines Team
Crossfunktionale Arbeit und enge Vernetzung mit internationalen/ Global Teams
Familiäres Umfeld in einem aufstrebenden wachstumsorientierten Unternehmen
